Cronograma de impressos: quando pedir cada item para não correr na véspera
Arte em cima da hora, lote que não chega a tempo, reimpressão no susto. Veja o cronograma de impressos do evento: o que pedir e com quanto tempo de antecedência.
O impresso do evento quase nunca atrasa por culpa da gráfica. Atrasa porque foi pedido tarde. Arte aprovada na última semana, nome de palestrante errado descoberto na véspera, lote que precisava de um acabamento especial que leva mais dias. Nada disso é imprevisto: é falta de cronograma. A boa notícia é que dá para montar essa linha do tempo de trás para frente, partindo da data do evento.
Comece pela data do evento e volte no calendário
A régua é simples: marque o dia do evento e recue. Cada item tem um prazo de produção e um prazo de arte antes dele. O erro clássico é pensar só no tempo da gráfica e esquecer que aprovar a arte (com revisão de nomes, datas e patrocinadores) costuma levar mais tempo que a impressão em si.
Linha do tempo recomendada
Os prazos variam com volume e acabamento, mas uma referência segura para um evento de médio porte:
- 6 a 8 semanas antes: definição de quais impressos e quantidades (ingressos, pulseiras, credenciais, cartaz, flyer, fichas)
- 4 a 6 semanas antes: fechamento de arte e itens de segurança; pedido de cartazes e flyers para a divulgação começar cedo
- 3 a 4 semanas antes: pedido de ingressos e pulseiras, com folga para acabamentos especiais (holografia, foil, cordão personalizado)
- 2 semanas antes: pedido de credenciais e crachás, que dependem da lista de nomes (fecha mais tarde)
- 1 semana antes: conferência do material recebido e separação por ponto de venda e portaria
Os itens que sempre atrasam (e por quê)
- Credenciais e crachás: dependem da lista de nomes, que muda até o fim
- Qualquer coisa com acabamento especial: holografia, foil e cordão personalizado pedem dias a mais
- Reimpressões: erro de nome, data ou patrocinador descoberto tarde joga tudo para a véspera
- Cartaz e flyer: se saem tarde, encurtam a janela de divulgação (o impresso precisa estar na rua semanas antes)
Peça com folga: a regra dos 10 a 15%
Sempre peça acima da projeção de venda. Uma folga de 10 a 15% cobre perda, ingresso rasgado, cortesia de última hora e aquele lote extra que você não previu. Reimprimir um pedacinho na véspera custa caro e nem sempre dá tempo. Sobra de impresso é barato perto de faltar.
Checklist do cronograma
- Lista de todos os impressos e quantidades fechada cedo
- Arte revisada (nomes, datas, patrocinadores) antes de enviar
- Folga de 10 a 15% sobre a projeção em cada item
- Prazo extra reservado para acabamentos especiais
- Cartaz e flyer pedidos primeiro, para a divulgação não esperar
- Conferência do material assim que chega, não na portaria
Impresso é a parte do evento que mais perdoa quem se organiza e mais pune quem deixa para depois. Com a linha do tempo montada de trás para frente, o material chega com folga, sem reimpressão no susto e sem arte aprovada às pressas, e você cuida do resto do evento com a cabeça tranquila.
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